通过首先独立地处理一个问题,然后汇聚到一起分享洞见,团队可以利用两种工作风格的好处,从而实现快速的数据分析、多样化的想法和高质量的设计。

你是一个内向的人吗?你讨厌开会,喜欢独处?或者当你可以与他人讨论想法并与他们一起朝着一个共同的目标努力时,你会感到兴奋吗?独自工作和与他人合作各有利弊。在本文中,我们定义了一种将两者结合以最大化工作质量和效率的协作技术:发散和聚合。

定义:发散-聚合协作法分为两个阶段:(1)发散阶段,在这个阶段中,团队成员独立工作,产生各自的洞见,以及(2)聚合阶段,他们作为一个群体讨论发散阶段的结果,以决定一些共同的产出。

当团队成员发散时,他们独立地研究、分析、生成或设计,而不与他人讨论想法或发现。当团队成员聚合时,他们彼此分享他们的发现、洞见、想法或设计。

发散-聚合协作法是如何工作的

该技术可以合并到任何协作活动中,包括将多个人员的输入合并到单个集体输出中。协调者应在会议开始前或开始时引入“发散-聚合”方法,以使与会者保持在正轨上。

根据活动的目标,发散部分可以在研讨会之前发生,参与者按照自己的节奏工作;也可以在研讨会期间,所有的参与者花一段专门的时间并行地做各自的工作。

例如,如果目标是加速大型研究的数据收集,几个UX研究人员可以使用共享的研究指南单独运行研究会话。收集数据之后,团队成员将会聚在一起讨论研究结果。或者,如果活动的目标是为特定的问题生成设计思想,那么在一个构思研讨会上的参与者可能会在会议的第一部分分开勾画想法,然后他们可能聚合在一起并巩固这些想法。

投入到每个阶段的时间取决于独立生成的输入和集体输出的复杂性。例如,进行可用性研究可能需要几个小时,有时几天。对大量数据集的研究结果进行分析也可能需要几天甚至几周的时间。从而,研究的发散部分和聚合部分可能长达一个月。另一方面,为了强调想法的数量而不是质量,最好是在指定的时间内(比如5到10分钟)进行构思。

最重要的一点是,在进行这些活动之前,要设定期望和基本规则。尽早这样做有助于缓解团队成员之间的紧张关系,增加贡献,避免群体思维。这里有一些规则和期望,你应该在组织研讨会之前与你的团队分享。

  • 严格执行发散和聚合时间,作为“安静”和“说话”时间。

有些人天生就比别人健谈,或者喜欢从别人那里获得灵感,或者在巩固自己的想法之前“大声地思考”。这不仅扰乱了个体思考所需的安静时间,还可能通过增加偏差,在不经意间影响发散阶段(甚至是聚合阶段)的输出。

  • 禁止使用“不”或“但是”。

当人们听到别人用“不”或“但是”这样的字眼公开拒绝他们的想法或贡献时,他们往往会变得具有防御性,不愿与人分享。禁止使用这些词可以减少内在的紧张,增加讨论的意愿,而且相反的是,还可以让不同意见被听到(因为它们听起来不会那么冒犯)。

为什么使用发散-聚合协作法

在协作研讨会中出现的许多问题恰恰是因为团队成员没有时间在听取其他人的意见之前先坐下来讨论自己的想法和见解。当第一次聚合时,输入仍然是“可塑的”,而不是足够实质,可以进行细致的讨论。

首先进行发散使团队成员能够:

  • 专注于手头的工作,没有分心
  • 快速收集数据或组织信息
  • 处理项目的多个部分
  • 以自己的速度解释或分析信息(这对说不同母语的人,或有残疾的人来说是至关重要的)
  • 在一个安全的地方产生创意
  • 抵消群体思维(即,受他人思想影响)

    当群体思维发生时,一个有影响力的群体成员的意见(在上面的漫画中,黄色灯泡,A)可能直接或间接地压制其他人的不同意见(绿色灯泡,B)。

之后聚合使团队能够:

  • 识别模式并发现新的视角
  • 以不同的方式构架问题
  • 对要解决的问题达成一致的理解
  • 为未来的合作努力建立强大的团队关系
  • 在团队成员之间建立同理心
  • 增加解决问题或发现客观事实的几率(更多和不同的解决方案比一个想法更有可能解决问题)。

发散和聚合最终将产生比仅仅产生一个好主意并运行它更高质量的结果。几年前,我们对一个并行设计示例(相当于用户界面设计项目的“发散”阶段)进行了度量研究。四个不同的设计师独立设计解决方案来解决相同的用户界面问题。这4个设计中最好的设计的可用性测试结果比所有设计的平均可用性高出56%。(这个数字可以被解释为拥有4个不同想法所带来的收益,而不仅仅是平均收益。)更棒的是,当来自4个设计的想法被合并到一个单独的设计中时,其结果在可用性测试中比单独最好的原始设计增加了14%。这个结果表明,即使是最好的设计也不是完美的。在总体可用性上得分较低的3个设计仍然包含一些好的想法。

在案例研究中,最终的聚合设计比单独(发散)设计的平均值好70%(56%+14%)。显然,这只是一个案例研究,你的里程会有所不同。然而,实例表明,这种方法的收益是相当可观的。采用两个步骤而不是直接处理解决方案确实会多花费一些时间,但是ROI通常会使其值得。

每个人的观点,在孤立的情况下,很少是对问题的一个完整的理解。在这个改编自盲人与大象的寓言故事中,三位画家对动物的看法各不相同,如果他们不将他人的观点融合在一起,这三种视角都是不完整的。

何时使用发散和聚合

在合作过程中,发散和聚合的活动是最有用的,因为合作过程会受到个人偏见、群体思维或河马效应的影响。以下是一些常见的用例:

收集和分析研究成果

研究就像其他任何活动一样容易受到偏见和群体思维的影响。发散和聚合可以减少偏见,增加对参与者和同事的同理心。

像亲和图这样的发散-聚合技术可以用于各种情况(例如,分析会议的结果,构建认知图和移情图)来聚集研究结果并分析主题。或者,如果时间不允许进行完整的亲和图绘制研讨会,一个更快的版本可能只是简单地与团队成员口头共享在观察用户会话或阅读访谈记录时所做的个人笔记。

研究人员可以避免将自己的偏见投射到他们的研究中,并通过独立收集数据和聚合到一起理解他们的洞见来加快研究进程。

绘图研讨会

发散-聚合方法可用于构建任何类型的地图——客户旅程图、体验图、服务蓝图等等。发散阶段通常涉及参与者对用于构建地图的数据进行单独的反思和标记,而聚合阶段则包括将个人的洞见聚合到最终的工件中。

团队可以在自己的办公桌上草草写下自己的洞见,并将这些洞见转化为旅程图或服务蓝图上的便利贴。

设计思维工作坊

发散与聚合的活动是设计思维工作坊的常见做法,目的是最大化贡献和确保一致性。例如,此方法可用于创建需求陈述,或用于构思新设计思想以进行下一步的原型制作。

团队可以在构思或创建原型上进行发散,然后聚合以确定实现或测试哪些想法或原型的优先级。

结论

发散和聚合是一种强大的策略,它可以消除偏见,拓宽视野,增加对话的深度。在适当的时候进行聚合,还可以帮助许多团队成员掌握用户数据、快速编写代码数据,并增加为适当的问题创建适当的解决方案的可能性。毕竟,众人拾柴火焰高。

原文链接:https://www.nngroup.com/articles/diverge-converge/
翻译:马克笔设计留学
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